As necessidades de melhorias de processos têm sempre sido colocadas no centro de questões de evolução organizacional. O trabalho precisa fluir de maneira rápida, sem erros. A informação precisa estar disponível aos diversos grupos interessados, dentro e fora da organização, nos devidos tempos.
Neste sentido, com intuito de prover agilidade e garantir exatidão e rastreabilidade das atividades, iniciativas como camadas BPM já têm sido implantadas largamente, associadas a recursos de mobilidade. Mas agora estamos levando o assunto a outro nível: os robôs chegaram às atividades administrativas.
As soluções RPA estão chegando ao centro das atenções nas organizações. Ferramentas robustas e maduras estão ganhando espaço no mercado com incontáveis aplicações nos mais diversos tipos de negócio. RPA são plataformas sistêmicas capazes de automatizar atividades repetitivas, que antes precisavam de pessoas para sua realização. Atuam como sistemas auxiliares, que imitam o trabalho humano, interagindo com outros ambientes tecnológicos.
São capazes de trabalhar com ERPs, páginas da internet, planilhas, outros sistemas e aplicações. Capturam dados e preenchem telas, fazem consultas, emitem relatórios, observam regras de negócio. E ainda têm custos relativamente baixos de implantação e manutenção.
São impactos e vantagens do uso do RPA em 5 perspectivas:
Processos: Maior produtividade, rapidez, disponibilidade 24×7, escalabilidade, exatidão, segurança.
Finanças: Reduz gastos, desatrela aumento de gastos do crescimento orgânico, reduz imprevisibilidades.
Clientes: Agilidade no atendimento, melhoria da experiência de relacionamento.
Pessoas: Otimização dos recursos, foco no valor agregado, ajuste nas estruturas de competências.
Governança: Ajuste nas responsabilidades, controles e valores de referência de desempenho.
O que estamos dizendo é que tarefas complexas, desde que sejam repetitivas e padronizadas, podem ser realizadas em velocidade de máquina, sem erros e fora do tempo de expediente. As pessoas chegam ao escritório e já está pronto. Estudos mostram que o ROI dos projetos no primeiro ano da implantação vão de 30% a 200% (MacKinsey / London School of Economics’ Department of Management). Parece uma maravilha para a rentabilidade das empresas e uma ameaça ao emprego. Mas não é bem assim que acontece, as iniciativas guardam alguns desafios.
Pesquisa “State of Automation” feita pela HFS Research com 136 empresas compradoras de RPA revelou que a percepção dos clientes sobre as automações somaram nas avaliações Neutro, Insatisfeito e Muito Insatisfeito, 42% no critério “Valor ao Negócio” e 43% em “Redução de Custo”. Quer dizer, solução nova enfrentando os mesmos problemas de sempre na implementação. Resultados simplesmente não brotam porque uma tecnologia foi implantada.
Para alcançar os resultados desejados na implantação de automações de RPA, assim como todas as demais iniciativas de tecnologia, é necessário analisar e avaliar outras variáveis:
1. Definir bem o escopo de automação: É necessário que os processos estejam padronizados e estáveis, com regras definidas. O alto ROI potencial compensa um levantamento criterioso.
2. Desenhar os esquemas de automação: Definir onde a automação vai entrar no processo e em que pontos as pessoas vão precisar interagir com ela. É um redesenho do processo.
3. Alinhar as expectativas de ganhos: É preciso fazer um levantamento criterioso sobre os possíveis ganhos diretos e indiretos, com embasamento para todos os componentes considerados.
4. Levantar requisitos e condições: Antes de sair cortando pessoal é necessário analisar e avaliar as funções, perfis envolvidos e distribuição das atividades entre as pessoas. Corre-se o risco de gerar ociosidades e não chegar à redução desejada do headcount.
5. Elaborar um roadmap: O escopo de automação pode ter 50 processos, eles devem ser implantados um a um. Testar, observar os requisitos de sucesso de cada um, planejar e preparar os momentos de “Cut-over” individualmente. Pressa continua sendo inimiga da perfeição.
6. Definir bem a governança: Determinar as responsabilidades pela gestão do desempenho das automações, bem como as contingências caso ocorra alguma falha técnica.
7. Envolver as áreas de negócio e gestão: Deixar tudo nas mãos do pessoal de TI abre brechas para que detalhes importantes deixem de ser observados.
O RPA é uma plataforma poderosa, que traz possibilidades fantásticas. Mas no fim, é só mais uma ferramenta. Para que funcione bem, os processos precisam ser preparados e as pessoas bem posicionadas para receber os recursos de automação.