Gestão Orçamentária: Operação e a estratégia em números

Dinheiro nas organizações sempre é um cobertor que parece curto: se há para algumas áreas, parece que falta em outras; nunca sobra, e quando sobra, é porque alguém errou ou superdimensionou a cama em detrimento de outros que deveriam ser cobertos…

A ausência ou mesmo um processo de gestão orçamentária inadequado traz sempre problemas que poderiam ser evitados: dificuldade em entregar resultados, insatisfação com as áreas que deixaram “manga” (excessos) em seus orçamentos, justificativas de orçamentos não cumpridos, falta de responsabilização sobre a execução orçamentária.
Apesar de ser uma prática já bastante comum, muitas organizações ainda não trabalham com gestão orçamentária: algumas organizações ainda não trabalham com orçamento, outras apenas planejam e executam, sem monitorar e tratar desvios, outras ainda apenas repetem os valores gastos no exercício anterior, com previsão de dissídios de salários e correção monetária dos valores. Há ainda as organizações que entendem que a gestão orçamentária é uma responsabilidade exclusiva da Controladoria e do Financeiro, ignorando que a execução orçamentária (entradas e saídas de caixa) ocorre em toda a organização, num caso típico de responsabilidade sem autoridade. Ainda há outras organizações que planejam o orçamento da operação, esquecendo-se dos projetos ou iniciativas estratégicas, e na hora de executá-los, não há como sair do papel tudo o que havia sido previsto.

A gestão orçamentária é uma poderosa ferramenta que possibilita a efetiva alocação e gestão dos recursos financeiros da organização. Aliada ao planejamento estratégico, a gestão orçamentária define a alocação dos recursos financeiros de acordo com as prioridades estratégicas da organização, tenha ela um porte pequeno, médio ou grande.
É importante lembrar que a gestão orçamentária vai além do planejamento, contemplando também sua adequada execução e monitoramento. E, apesar de muitas empresas entenderem que apenas as receitas, despesas e investimentos merecem orçamento, reforçamos a necessidade de orçar também o fluxo de caixa, pois sem ele a organização não conseguirá visualizar sua efetiva necessidade de capital.

3 etapas da gestão orçamentária:

Planejamento orçamentário

O planejamento orçamentário é mais importante que simplesmente replicar o valor gasto ou vendido no exercício anterior corrigido pela inflação; o orçamento deve refletir a estratégia da organização, melhorias planejadas em sua operação, ganhos de produtividade, desafios de vendas… Somente dessa forma a organização estará num processo de melhoria contínua e de execução da estratégia.
Parametrizar gastos e suas melhores práticas dentro da organização e benchmarkings, incorporar as diretrizes estratégicas, considerar uma maior produtividade de vendas, repensar processos, avaliar quais gastos efetivamente contribuem para a geração de valor para o cliente e, portanto, para a empresa – exercícios fundamentais para que o planejamento orçamentário reflita as necessidades da organização. É o momento em que o dinheiro é carimbado para cada desembolso planejado.
Reforçamos que o planejamento orçamentário deve ser coordenado pela Controladoria ou Gerência Financeira, com a participação de todos os responsáveis por sua execução. Senão, como poderão ser responsabilizados durante a execução orçamentária caso não estejam comprometidos com os valores orçados?

Execução orçamentária

Se no planejamento orçamentário o dinheiro foi carimbado, durante a execução orçamentária os responsáveis deverão apontar o dinheiro reservado para sua operação e iniciativas. E implementar as mudanças que viabilizam o orçamento conforme planejado, tanto de custos e despesas quanto de receitas. Investimentos devem ser acompanhados como projetos, visando sua aderência ao orçamento.
Sim, no início do processo de gestão orçamentária e de implantação de sua cultura não será tão fácil garantir que todos os desembolsos estejam previstos. No entanto, a responsabilização dos gestores pela adequada execução orçamentária facilitará e acelerará o aprendizado organizacional.
Outro cuidado importante durante a execução orçamentária é a apropriação de receitas: já presenciei empresas apropriando receitas que ainda não estavam plenamente contratadas, gerando cancelamentos após o fechamento do mês. Da mesma forma, já vi despesas serem lançadas em contas contábeis onde “havia orçamento”, dificultando a análise e o aprendizado.
Dessa forma, regras claras de execução orçamentária e de contabilização são essenciais para uma boa gestão orçamentária.
E projetos que aparecem do nada, e que não haviam sido previstos no orçamento nem no planejamento estratégico? Bem, estes imprevistos devem ser identificados e tratados nas fases de monitoramento e planejamento.

Monitoramento do orçamento

Ao longo da execução orçamentária deve ocorrer o monitoramento. O monitoramento consiste no acompanhamento e análise dos desvios entre os valores orçados versus os valores realizados. É importante reforçar que este não é um momento de justificativa, mas de análise e definição de planos de ação que possibilitem retornar ao orçamento planejado.

Em alguns casos, algumas mudanças podem levar à necessidade de revisão do orçamento, e isso é identificado durante seu monitoramento. Greves, queda abrupta da atividade econômica, mudanças na legislação – estes são apenas alguns dos eventos que podem afetar o orçamento e gerar a necessidade de sua revisão.
Qualquer evento que afete vendas afetará positiva ou negativamente custos e despesas, daí a importância da parametrização do orçamento. Através da parametrização do orçamento é possível revisá-lo rapidamente, adequando-o à nova realidade, considerando se o efeito de vendas é temporário ou de longo prazo.
Outro ponto importante durante a etapa de monitoramento são os planos de ação visando a aderência do executado ao planejado. Se o planejado não está sendo cumprido, os gestores devem analisar suas causas e trabalhar para bloqueá-las, num aprendizado de melhoria contínua. Indicadores de processos, diagramas de Ishikawa, mapeamento de processos, análise de contratos são algumas das ferramentas a serem utilizadas para tratamento dos desvios orçamentários.
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