Falamos em outros textos sobre a importância da gestão orçamentária como ferramenta para apoiar a efetiva alocação e gestão dos recursos da organização. Aliada ao planejamento estratégico, a gestão orçamentária possibilita a alocação dos recursos financeiros de acordo com as prioridades estratégicas da organização, tenha ela um porte pequeno, médio ou grande.
A gestão orçamentária contempla três etapas distintas: planejamento, execução e monitoramento, cada uma com características e técnicas específicas. Abordamos em outro texto a técnica de parametrização do orçamento, a qual possibilita o alinhamento do orçamento à operação, buscando uma maior eficiência da mesma! Vale a pena a leitura!
E a execução? Por que mesmo a execução é importante? Se está tudo planejado e cada um sabe o que fazer, a execução não é algo que ocorre de forma quase intuitiva? Por que a execução precisa ser algo pensado e estruturado para que ocorra conforme planejado?
Na rotina do dia-a-dia, nossos processos têm variabilidade. A variabilidade faz parte da vida, e as organizações não têm como escapar dessa variabilidade em seus processos. Devem atuar constantemente para reduzir a variabilidade, num esforço de melhoria contínua. Além da variabilidade, resultante de causas comuns e especiais, novas condições de mercado, não previstas e, portanto, não planejadas, podem ocorrer. Tudo isso com impacto em receitas, despesas, custos, investimentos.
- Defina um plano de contas claro e divulgue para toda a organização: um plano de contas claro, com um bom manual, definindo o que cai em cada conta, é imprescindível para facilitar o planejamento e a execução orçamentária. Sem ele, erros de alocação ocorrerão, e tomarão tempo e energia para correção;
- Tenha centros de custos com responsáveis e envolva-os desde o planejamento orçamentário: quem executa o orçamento deve participar do planejamento, sob risco de não comprometimento com o que foi planejado, seja por desconhecimento, seja por não concordar com o que foi planejado, seja por falta de aderência do planejado com a realidade da área.
- Detalhe os projetos de investimento com orçamentos prévios: projetos de investimentos devem ser orçados criteriosamente, sob o risco de não cumprirem o planejado; investir tempo e capacitação em gerenciamento de projetos é fundamental, principalmente se a empresa trabalhar por projetos.
- Resista à tentação de realocar orçamento entre contas e centros de custos: os desvios orçamentários durante a execução demonstram problemas de planejamento ou mesmo de execução; realocar orçamento não contribuirá para a aprendizagem organizacional.
- Amarre o processo de compras ao orçamento: pedidos de compras somente podem ser colocados caso haja orçamento na conta e centro de custo, e essa amarração deve estar prevista dentro do ERP da empresa ou em procedimentos previamente acordados com a área de compras/ suprimentos. Defina claramente qual a instância organizacional necessária para autorizar um pedido de compras sem orçamento.
- Estabeleça previamente as aplicações de sobras de caixa através do orçamento de caixa: algumas organizações entusiasmam-se com sobras de caixa, e acabam direcionando-os para despesas correntes não planejadas. Definir previamente sua aplicação ajuda a controlar o orçamento.
Esses cuidados facilitarão muito a execução orçamentária!
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